G-rekening: wat is het en waarom is deze verplicht?

Waarom vragen wij om een G-rekening?

Wanneer u personeel aan HeadFirst Group ter beschikking stelt, is het beschikken over een G-rekening een contractuele voorwaarde voor onze samenwerking. Deze voorwaarde geldt voor alle leveranciers, inclusief buitenlandse leveranciers die personeel in Nederland ter beschikking stellen.

HeadFirst Group beschikt met meerdere labels over een SNA (NEN 4400)- en/of Bovib-certificering. Deze certificeringen stellen eisen aan de wijze waarop wij samenwerken met leveranciers en hoe wij invulling geven aan onze fiscale verantwoordelijkheden. Een belangrijk onderdeel hiervan is het kunnen storten van een deel van de factuur op de G-rekening van de leverancier.

Daarnaast bereiden wij ons voor op de invoering van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta). Om aan de toekomstige toelatingseisen te kunnen voldoen, streven wij ernaar al onze labels te certificeren. Om die reden hanteren wij deze werkwijze voor al onze leveranciers.

Wat is een G-rekening?

Een G-rekening is een geblokkeerde zakelijke bankrekening die uitsluitend mag worden gebruikt voor:

• het afdragen van loonheffingen en in bepaalde gevallen BTW en andere toegestane betalingen aan de Belastingdienst;
• het doorstorten van bedragen naar de G-rekening van een andere onderneming.

De bedragen die op een G-rekening worden ontvangen, kunnen niet vrij worden besteed. Hiermee wordt geborgd dat het gereserveerde deel van de factuur daadwerkelijk wordt gebruikt voor de afdracht van loonheffingen en premies.

Een G-rekening is wettelijk niet in alle situaties verplicht. Wel is deze een belangrijk instrument om gebruik te kunnen maken van de fiscale vrijwaring tegen inlenersaansprakelijkheid.

Waarom storten wij een deel van de factuur op de G-rekening?

Wanneer personeel wordt ingeleend, kan een opdrachtgever onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk worden gesteld als de leverancier de verschuldigde loonheffingen niet afdraagt aan de Belastingdienst. Dit wordt inlenersaansprakelijkheid genoemd.

Door een deel van de factuur rechtstreeks op de G-rekening van de leverancier te storten en te voldoen aan de overige wettelijke voorwaarden, wordt dit risico aanzienlijk beperkt. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, kan de aansprakelijkheid zelfs volledig worden uitgesloten.

Om deze reden betalen wij een deel van iedere factuur op uw G-rekening.

Welk bedrag wordt op de G-rekening gestort?

Het percentage dat op uw G-rekening wordt gestort, is afhankelijk van uw certificeringsstatus.

Deze percentages zijn gebaseerd op het aandeel loonheffingen en premies dat normaal gesproken in de factuur is opgenomen. Het is daarom niet de bedoeling om zonder aanleiding het volledige factuurbedrag op een G-rekening te storten.

Hoe vraagt u een G-rekening aan?

Om een G-rekening aan te vragen, moet uw onderneming beschikken over een Nederlands loonheffingennummer en/of een Nederlands btw-nummer.

De aanvraag verloopt doorgaans volgens onderstaande stappen:

• Vraag, indien nodig, een Nederlands loonheffingennummer en/of btw-nummer aan.
• Open een zakelijke bankrekening bij een Nederlandse bank die G-rekeningen aanbiedt.
• Vraag vervolgens de G-rekening aan. De G-rekening wordt gekoppeld aan uw Nederlandse loonheffingennummer en/of btw-nummer.
• Zodra de G-rekening is geopend, ontvangen wij graag het rekeningnummer zodat wij dit kunnen registreren in onze administratie.

Meer informatie over de aanvraagprocedure vindt u op de website van de Belastingdienst of bij uw bank.

Belangrijk: zorg dat u uw G-rekening tijdig aanvraagt

Wij adviseren u om de aanvraag van uw G-rekening direct na het aangaan van de samenwerking in gang te zetten. De aanvraag kan enige tijd in beslag nemen, afhankelijk van uw situatie en de verwerkingstijden bij de bank en de Belastingdienst.

Zolang wij niet beschikken over een geldige G-rekening of – indien een G-rekening aantoonbaar niet kan worden verstrekt – een officiële afwijzingsbrief van de Belastingdienst, kunnen wij betalingen niet vrijgeven.

Dit betekent dat facturen pas kunnen worden betaald nadat aan deze voorwaarde is voldaan. Om vertraging in de uitbetaling van uw facturen te voorkomen, verzoeken wij u de aanvraag zo spoedig mogelijk te regelen en ons direct te informeren zodra uw G-rekening is geopend.

Buitenlandse leveranciers

De verplichting om over een G-rekening te beschikken geldt ook voor buitenlandse leveranciers die personeel in Nederland ter beschikking stellen.

Om een G-rekening te kunnen aanvragen, moet uw onderneming beschikken over een Nederlands loonheffingennummer en/of een Nederlands btw-nummer. Daarnaast is een zakelijke bankrekening nodig bij een Nederlandse bank die G-rekeningen aanbiedt.

Wij adviseren buitenlandse leveranciers om de aanvraag tijdig te starten, zodat de G-rekening beschikbaar is voordat de dienstverlening aanvangt.

Wat als u geen G-rekening kunt verkrijgen?

In principe kunnen wij geen uitzondering maken op de verplichting om een G-rekening te gebruiken. Zonder G-rekening kunnen wij niet voldoen aan de voorwaarden die voortvloeien uit onze certificeringen en kunnen wij geen gebruikmaken van de fiscale vrijwaring.

Alleen wanneer u kunt aantonen dat het ondanks uw inspanningen niet mogelijk is om een G-rekening te verkrijgen, kan een uitzondering worden beoordeeld.

Hiervoor dient u een officiële afwijzing van de Belastingdienst te overleggen waaruit blijkt dat geen G-rekening kan worden verstrekt.

Indien wij hiermee akkoord gaan, kan tijdelijk worden volstaan met een accountantsverklaring, opgesteld door een RA- of AA-accountant. Deze verklaring moet ieder kwartaal opnieuw worden aangeleverd. De kosten voor het opstellen van de accountantsverklaring zijn volledig voor rekening van de leverancier.

Belangrijk

De G-rekening moet altijd op naam staan van de onderneming waarmee HeadFirst Group de overeenkomst heeft gesloten.

Het is niet toegestaan om gebruik te maken van de G-rekening van een zustermaatschappij, moedermaatschappij of andere groepsvennootschap. Betalingen op een andere G-rekening bieden geen fiscale vrijwaring en voldoen niet aan de voorwaarden van onze certificeringen.

Heeft u vragen over de G-rekening of de aanvraagprocedure? Neem dan contact op met uw contactpersoon binnen HeadFirst Group. Wij helpen u graag verder.