Compte G : qu'est-ce que c'est et pourquoi est-il obligatoire?

 Pourquoi demandons-nous un compte G?

Lorsque vous mettez du personnel à disposition de HeadFirst Group, la détention d'un compte G constitue une condition contractuelle de notre collaboration. Cette exigence s'applique à tous les fournisseurs, y compris aux fournisseurs étrangers qui mettent du personnel à disposition aux Pays-Bas.

Plusieurs entités de HeadFirst Group sont certifiées SNA (NEN 4400) et/ou Bovib. Ces certifications imposent des exigences quant à la manière dont nous collaborons avec nos fournisseurs et dont nous remplissons nos obligations fiscales. L'une de ces exigences consiste à pouvoir verser une partie des factures sur le compte G du fournisseur.

Par ailleurs, nous nous préparons à l'entrée en vigueur de la loi néerlandaise sur l'agrément des entreprises mettant des travailleurs à disposition (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten – WTTA). Afin de satisfaire aux futures exigences d'agrément, nous souhaitons certifier l'ensemble de nos entités. C'est pourquoi cette exigence s'applique à tous nos fournisseurs.

Qu'est-ce qu'un compte G?

Un compte G est un compte bancaire professionnel bloqué qui ne peut être utilisé que pour :

• le paiement des retenues à la source sur les salaires et, le cas échéant, de la TVA ainsi que d'autres paiements autorisés à l'administration fiscale néerlandaise ;
• le transfert de fonds vers le compte G d'une autre entreprise.

Les montants versés sur un compte G ne peuvent pas être utilisés librement. Ils sont exclusivement réservés au paiement des charges salariales et des cotisations sociales.

Bien que le compte G ne soit pas obligatoire dans toutes les situations en vertu de la loi, il constitue un instrument important permettant de bénéficier de la protection contre la responsabilité du donneur d'ordre en matière fiscale.

Pourquoi versons-nous une partie de la facture sur le compte G?

Lorsqu'une entreprise met du personnel à disposition, le client peut, dans certaines circonstances, être tenu responsable si le fournisseur ne verse pas les retenues salariales dues à l'administration fiscale néerlandaise. Cette situation est appelée responsabilité du donneur d'ordre (inlenersaansprakelijkheid).

En versant une partie de la facture directement sur le compte G du fournisseur et en respectant les autres conditions légales, ce risque est considérablement réduit. Lorsque toutes les conditions sont remplies, cette responsabilité peut même être totalement écartée.

C'est pourquoi nous versons une partie de chaque facture éligible sur votre compte G.

Quel montant est versé sur le compte G?

Le pourcentage versé sur votre compte G dépend de votre statut de certification.

Ces pourcentages correspondent à la part estimée des retenues salariales et des cotisations sociales comprise dans la facture. Il n'est donc pas prévu de verser la totalité de la facture sur un compte G.

Comment demander un compte G?

Pour demander un compte G, votre entreprise doit disposer d'un numéro néerlandais de retenues à la source sur les salaires et/ou d'un numéro de TVA néerlandais.

La procédure est généralement la suivante :

1. Demandez, si nécessaire, un numéro néerlandais de retenues salariales et/ou un numéro de TVA néerlandais.
2. Ouvrez un compte bancaire professionnel auprès d'une banque néerlandaise proposant des comptes G.
3. Introduisez une demande de compte G. Celui-ci sera lié à votre numéro de retenues salariales et/ou de TVA.
4. Dès que votre compte G est ouvert, veuillez nous communiquer son numéro afin que nous puissions l'enregistrer dans notre administration.

Vous trouverez davantage d'informations sur la procédure auprès de l'administration fiscale néerlandaise ou de votre banque.

Important : demandez votre compte G à temps

Nous vous recommandons d'entamer la procédure de demande de votre compte G dès le début de notre collaboration. Selon votre situation ainsi que les délais de traitement de la banque et de l'administration fiscale néerlandaise, cette procédure peut prendre un certain temps.

Tant que nous ne disposons pas d'un compte G valide ou, lorsqu'un compte G ne peut réellement pas être obtenu, d'une lettre officielle de refus de l'administration fiscale néerlandaise, nous ne pouvons pas procéder au paiement de vos factures.

Cela signifie que vos factures ne pourront être réglées qu'après réception de l'un de ces documents. Afin d'éviter tout retard de paiement, nous vous invitons à effectuer cette démarche dans les meilleurs délais et à nous informer dès que votre compte G est ouvert.

Fournisseurs étrangers

L'obligation de disposer d'un compte G s'applique également aux fournisseurs étrangers qui mettent du personnel à disposition aux Pays-Bas.

Pour obtenir un compte G, votre entreprise doit disposer d'un numéro néerlandais de retenues salariales et/ou d'un numéro de TVA néerlandais. Vous devez également posséder un compte bancaire professionnel auprès d'une banque néerlandaise proposant des comptes G.

Nous recommandons aux fournisseurs étrangers d'entamer cette procédure suffisamment tôt afin que le compte G soit disponible avant le début de leurs prestations.

Que faire si vous ne pouvez pas obtenir un compte G?

En principe, nous ne pouvons pas déroger à l'obligation de disposer d'un compte G. Sans compte G, nous ne pouvons pas respecter les exigences liées à nos certifications ni bénéficier de la protection fiscale contre la responsabilité du donneur d'ordre.

Une exception ne pourra être examinée que si vous démontrez qu'il vous est impossible d'obtenir un compte G malgré tous vos efforts.

Dans ce cas, vous devrez fournir une lettre officielle de refus de l'administration fiscale néerlandaise, confirmant qu'un compte G ne peut pas vous être attribué.

Si HeadFirst Group accepte cette situation, une solution temporaire pourra être envisagée sous la forme d'une attestation trimestrielle établie par un expert-comptable agréé (RA ou AA). Les frais liés à cette attestation sont entièrement à la charge du fournisseur.

Important

Le compte G doit toujours appartenir à l'entité juridique ayant conclu le contrat avec HeadFirst Group.

Il n'est pas autorisé d'utiliser le compte G d'une société sœur, d'une société mère ou de toute autre société du même groupe. Les paiements effectués sur le compte G d'une autre entité n'offrent pas la protection fiscale requise et ne répondent pas aux exigences de nos certifications.

Si vous avez des questions concernant le compte G ou la procédure de demande, n'hésitez pas à contacter votre interlocuteur chez HeadFirst Group. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.