Hoe werkt een verlenging van een opdracht?

Wanneer een opdrachtgever besluit de opdracht van jouw professional te verlengen, ontvangen wij hiervan een verlengingsverzoek. Zodra dit verzoek compleet bij ons binnen is, verwerken wij de verlenging doorgaans binnen twee werkdagen.

Waarom duurt een verlenging soms langer?

Het kan voorkomen dat je nog geen bevestiging van de verlenging hebt ontvangen. Dit betekent niet automatisch dat de opdrachtgever nog geen besluit heeft genomen.

Binnen veel organisaties doorloopt een verlenging meerdere interne stappen voordat deze bij HeadFirst Group terechtkomt. Denk bijvoorbeeld aan:

goedkeuring door de inhurend manager;
verwerking door HR of een inhuurdesk;
interne administratieve controles;
aanvullende beoordelingen of documentcontroles.

Daardoor kan het voorkomen dat de opdrachtgever de verlenging intern al heeft goedgekeurd, terwijl wij de officiële aanvraag nog niet hebben ontvangen.

Heb je zelf al gehoord dat de opdracht wordt verlengd?

Het komt regelmatig voor dat jouw professional of de opdrachtgever je al laat weten dat de opdracht wordt verlengd, terwijl wij de officiële verlengingsaanvraag nog niet hebben ontvangen.

Wij stellen het op prijs als je dit ook aan ons doorgeeft. Zo weten wij dat de verlenging eraan komt en kunnen wij controleren of er nog informatie ontbreekt vanuit de opdrachtgever.

Je kunt dit eenvoudig melden via contracts@headfirst.nl.

Wanneer lever je documenten aan?

Bij een verlenging kan het zijn dat wij aanvullende documenten nodig hebben, zoals een actuele verzekeringspolis of andere verplichte documentatie. Als dit het geval is, nemen wij contact met je op.

Door de gevraagde documenten zo snel mogelijk aan te leveren, help je mee om de verlenging zonder onnodige vertraging af te ronden.

Welke documenten zijn mogelijk nodig bij een verlenging?

Bij een verlenging controleren wij of de beschikbare documentatie nog actueel is. Afhankelijk van de opdracht en de contractvorm kunnen wij aanvullende documenten opvragen.

Verzekeringen

We kunnen vragen om actuele verzekeringsdocumentatie. Een betaalbewijs alleen is hierbij niet voldoende. Wij ontvangen graag:

de polis;
de bijbehorende factuur of premienota;
eventueel een betaalbewijs.

Hiermee kunnen wij controleren dat de betaling betrekking heeft op de juiste verzekering.

Staat op de polis dat deze automatisch wordt verlengd? Dan kunnen wij alsnog aanvullende documentatie opvragen. Alleen op basis van de polis kunnen wij namelijk niet vaststellen dat de verzekering nog steeds actief is en tussentijds niet is gewijzigd.

Kamer van Koophandel

Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt, mag een uittreksel van de Kamer van Koophandel maximaal drie maanden oud zijn.

Bij een verlenging accepteren wij een uittreksel dat maximaal één jaar oud is. Hierbij controleren wij ook de actuele bestuurdersgegevens.

Helpt het om te bellen over de status?

We begrijpen dat je graag zo snel mogelijk duidelijkheid wilt. Veelvuldig bellen versnelt het proces echter niet.

Wanneer wij de verlenging nog niet hebben ontvangen, beschikken wij op dat moment ook nog niet over aanvullende informatie. Zodra de aanvraag bij ons binnenkomt, verwerken wij deze zo snel mogelijk. Hebben we aanvullende documenten van je nodig, dan laten we je dat direct weten.