Comment fonctionne la prolongation d'une mission ?

Lorsqu'un client décide de prolonger la mission de votre professionnel, nous recevons une demande officielle de prolongation. Dès réception de cette demande, nous traitons généralement la prolongation dans un délai de deux jours ouvrables.

Il est possible que vous n'ayez pas encore reçu la confirmation de la prolongation. Cela ne signifie pas nécessairement que le client n'a pas encore pris de décision.

Au sein de nombreuses organisations, une demande de prolongation passe par plusieurs étapes internes avant d'être transmise à HeadFirst Group. Il peut s'agir notamment de :

• l'approbation du responsable du recrutement (hiring manager) ;
• son traitement par le service RH ou le service en charge des ressources externes ;
• des contrôles administratifs internes ;
• des évaluations complémentaires ou des contrôles documentaires.

Il est donc possible que le client vous ait déjà fait part de son intention de prolonger la mission, alors que nous n'avons pas encore reçu la demande officielle.

Il arrive régulièrement que votre professionnel ou le client vous informe que la mission sera prolongée, alors que nous n'avons pas encore reçu la demande officielle de prolongation.

Nous vous remercions de nous en informer également. Cela nous permet de savoir que la prolongation est en cours et de vérifier si des informations sont encore attendues de la part du client.

Vous pouvez nous en informer simplement en envoyant un e-mail à contracts@headfirst.nl. Merci d'y indiquer :

• le nom du client ;
• le numéro du contrat en cours ;
• toute information complémentaire utile concernant la prolongation.

Dans le cadre d'une prolongation, il est possible que nous ayons besoin de documents complémentaires, tels qu'une attestation d'assurance à jour ou d'autres documents obligatoires. Si tel est le cas, nous vous contacterons.

En nous transmettant rapidement les documents demandés, vous contribuez à éviter tout retard inutile dans le traitement de la prolongation.

Lors d'une prolongation, nous vérifions que les documents dont nous disposons sont toujours valides. Selon la mission et le type de contrat, nous pouvons demander des documents complémentaires.

Assurances

Nous pouvons vous demander de fournir des justificatifs d'assurance à jour. Une simple preuve de paiement ne suffit pas. Nous préférons recevoir :

• une attestation de renouvellement de l'assurance ; ou
• une preuve de paiement accompagnée de la facture correspondante, afin que nous puissions la comparer à votre police d'assurance.

Cela nous permet de vérifier que le paiement concerne bien la bonne assurance.

Registre du commerce (KvK)

Lors de la création d'un nouveau dossier, un extrait du registre du commerce néerlandais (KvK) ne peut pas dater de plus de trois mois.

Dans le cadre d'une prolongation, nous acceptons un extrait datant de moins d'un an. Nous vérifions également les informations relatives aux dirigeants actuellement enregistrés.

Nous comprenons que vous souhaitiez obtenir une réponse le plus rapidement possible. Toutefois, des appels répétés n'accélèrent pas le processus.

Si nous n'avons pas encore reçu la demande de prolongation, nous ne disposons pas non plus d'informations supplémentaires à ce moment-là. Dès que nous recevons la demande officielle, nous la traitons dans les meilleurs délais. Si nous avons besoin de documents complémentaires de votre part, nous vous en informerons immédiatement.