Leer alles over de facturatieprocedure van Ministerie van Economische Zaken

Facturatieprocedure Ministerie van Economische Zaken

Voor het Ministerie van Economische Zaken zijn er twee verschillende facturatieprocedures. Welke procedure van toepassing is, hangt af van de manier waarop de uren worden geregistreerd en het referentienummer van de opdracht.

Voor referentienummers beginnend met 8000 of 20- wordt gewerkt met een factuurvoorstel vanuit het Ministerie van Economische Zaken. Daarnaast is er een procedure waarbij de medewerker zelf een urenstaat bijhoudt en deze samen met de factuur indient.

Hieronder staan beide facturatieprocedures afzonderlijk beschreven.

1. Facturatieprocedure Ministerie van Economische Zaken – overige

Hoe werkt het?

De medewerker vult dagelijks de gewerkte uren in op een urenstaat (zie pagina 2 voor een voorbeeld) of in het urensysteem van het Ministerie van Economische Zaken.
De medewerker laat na afloop van de maand, de urenstaat aftekenen of digital goedkeuren door de opdrachtgever.
Voeg deze getekende of digitiaal goedgekeurde urenstaat bij uw factuur.

Factuuradres

HeadFirst B.V.
Polaris Avenue 33
2132 JH Hoofddorp
facturatie@headfirst.nl

U kunt uw factuur en urenstaat maandelijks per e-mail aan ons doen toekomen.

Van elke ingestuurde factuur ontvangt u van ons uiterlijk binnen 1 werkdag een ontvangstbevestiging.

Facturen die niet tijdig worden ingeleverd, zijn wij helaas genoodzaakt om af te keuren.

Onze voorkeur: factuur en urenstaat inleveren binnen 15 dagen na afloop van de gewerkte maand.

Uiterlijk inleverdatum: factuur en urenstaat inleveren binnen 2 maanden na afloop van de gewerkte maand.

Benodigde factuurgegevens

Opdrachtovereenkomstnummer
Factuurnummer
Factuurdatum
Naam medewerker
Periode van werkzaamheden
Aantal uur
Tarief
Bedrag exclusief BTW
Bedrag 21% BTW
Bedrag inclusief BTW
Bedrijfsnaam
Adresgegevens
BTW nummer
KvK-nummer
IBAN nummer

2. Facturatieprocedure Ministerie van Economische Zaken – factuurvoorstel

Inzake referentienummers beginnend met 8000 of 20-

Hoe werkt het?

De professional vult de gewerkte uren wekelijks in het EBS urensysteem (elke laatste werkdag van de week).
De manager keurt de uren wekelijks goed in het EBS urensysteem (elke eerste werkdag van de week).
Op basis van de goedgekeurde uren ontvangt HeadFirst elke 5de werkdag van de maand een factuurvoorstel vanuit het Ministerie van Economische Zaken.
HeadFirst stuurt u binnen 1 werkdag de goedgekeurde uren middels een factuurvoorstel toe.
Op basis van het factuurvoorstel zien wij graag uw factuur tegemoet (niet afwijkend of eerder met getekende urenbriefjes).
Uren die te laat worden goedgekeurd, schuiven automatisch door naar het eerstvolgende factuurvoorstel.
De professional is er voor verantwoordelijk om de uren tijdig in te voeren en te laten goedkeuren.

Extra tips/opmerkingen

De algemene handleiding over tijdschrijven staat op het intranet van het Ministerie van Economische Zaken startpagina Rijksportaal > DICTU intern > Procesbeschrijvingen en handleidingen > Tijdschrijven.
Het achteraf aanpassen van geschreven uren is mogelijk, maar dient te gebeuren binnen 60 dagen. Bijvoorbeeld: uren die in week 25 zijn geschreven kunnen aangepast worden t/m week 33.
Heeft de professional uren stand-by gestaan? Dan dient het formulier op pagina 2 hiervoor gebruikt te worden.
Werkt u via een strippenkaart constructie/contract? Dan geldt bovenstaand proces niet. Bij elke factuur kan er dan een door de opdrachtgever getekende (eigen of HeadFirst) urenstaat bijgesloten worden.

Factuuradres

HeadFirst B.V.
Polaris Avenue 33
2132 JH Hoofddorp
facturatie@headfirst.nl

U kunt uw factuur maandelijks per e-mail aan ons doen toekomen.

Van elke ingestuurde factuur ontvangt u van ons uiterlijk binnen 1 werkdag eenontvangstbevestiging.

Benodigde factuurgegevens

Opdrachtovereenkomstnummer
Factuurnummer
Factuurdatum
Naam medewerker
Periode van werkzaamheden
Aantal uur
Tarief
Bedrag exclusief BTW
Bedrag 21% BTW
Bedrag inclusief BTW
Bedrijfsnaam
Adresgegevens
BTW nummer
KvK-nummer
IBAN nummer