Comment fonctionne la prolongation d'une mission ?

Lorsqu'un client décide de prolonger votre mission, nous recevons une demande officielle de prolongation. Dès réception de cette demande, nous traitons généralement la prolongation dans un délai de deux jours ouvrables.

Il peut arriver que vous n'ayez pas encore reçu la confirmation de votre prolongation. Cela ne signifie pas nécessairement que le client n'a pas encore pris de décision.

Au sein de nombreuses organisations, une demande de prolongation doit passer par plusieurs étapes internes avant d'être transmise à HeadFirst Group. Il peut s'agir notamment de :

• l'approbation du responsable du recrutement (hiring manager) ;
• son traitement par le service RH ou le service en charge des ressources externes ;
• des contrôles administratifs internes ;
• des évaluations complémentaires, par exemple une analyse du risque DBA.

Il est donc possible que votre client vous ait déjà informé de son intention de prolonger votre mission, alors que nous n'avons pas encore reçu la demande officielle.

Il est fréquent qu'un client ou un responsable du recrutement vous informe à l'avance que votre mission sera prolongée.

Nous vous remercions de nous en informer également. Cela nous permet de savoir que la demande est en cours et de vérifier si des informations complémentaires sont encore attendues de la part du client.

Vous pouvez simplement envoyer un e-mail à contracts@headfirst.nl en indiquant :

• le nom du client ;
• le numéro de votre contrat actuel ;
• toute information utile concernant la prolongation.

Dans le cadre d'une prolongation, il est possible que nous ayons besoin de documents actualisés, tels qu'une attestation d'assurance en cours de validité ou d'autres documents obligatoires. Si tel est le cas, nous vous contacterons.

En nous transmettant rapidement les documents demandés, vous contribuez à éviter tout retard inutile dans le traitement de votre prolongation.

Lors d'une prolongation, nous vérifions que tous les documents dont nous disposons sont toujours valides. Selon la mission et le type de contrat, des documents complémentaires peuvent être demandés.

Assurances

Nous pouvons vous demander de fournir des justificatifs d'assurance à jour. Une simple preuve de paiement n'est pas suffisante. Nous préférons recevoir :

• un certificat de renouvellement de votre assurance ; ou
• une preuve de paiement accompagnée de la facture correspondante, afin que nous puissions la comparer à votre police d'assurance.

Cela nous permet de vérifier que le paiement concerne bien l'assurance requise.

Même si votre police indique qu'elle est renouvelée automatiquement, nous pouvons tout de même demander des documents complémentaires. En effet, la police seule ne nous permet pas de vérifier que l'assurance est toujours en vigueur ni qu'aucune modification n'est intervenue entre-temps.

Remarque : des dispositions spécifiques s'appliquent aux professionnels participant au programme Alicia Benefits via le service Secure.

Registre du commerce (KvK)

Lors de la création d'un nouveau dossier, un extrait du registre du commerce néerlandais (KvK) ne peut pas dater de plus de trois mois.

Dans le cadre d'une prolongation, nous acceptons un extrait datant de moins d'un an. Nous vérifions également les informations relatives aux dirigeants actuellement enregistrés.

Nous comprenons que vous souhaitiez obtenir une réponse le plus rapidement possible. Toutefois, des appels répétés n'accélèrent pas le processus.

Si nous n'avons pas encore reçu la demande de prolongation, nous ne disposons pas non plus d'informations supplémentaires à ce moment-là. Dès que nous recevons la demande officielle, nous la traitons dans les meilleurs délais.