Waarom ontbreken uren op mijn factuur?

Als op je factuur minder uren staan dan je verwacht had, komt dit meestal door één van de volgende oorzaken.

Te late goedkeuring van uren

Uren die niet op tijd zijn geschreven en/of goedgekeurd, worden automatisch doorgeschoven naar de volgende facturatieronde. Bij wekelijkse facturatie mis je dan meestal maar één week. Bij maandelijkse facturatie kan dit betekenen dat je een volledige maand moet wachten.

Tip: schrijf je uren wekelijks en laat ze ook wekelijks goedkeuren, ook als de facturatie maandelijks plaatsvindt. Mis je dan een goedkeuring, dan loop je maximaal één week achter in plaats van een hele maand.

Geen (vervangend) goedkeurder beschikbaar

Uren moeten door een bevoegde goedkeurder (meestal de inhurend manager) worden geaccordeerd. Is deze afwezig, bijvoorbeeld door vakantie, en is er geen vervanger aangewezen in het systeem, dan blijven uren onterecht liggen. Vraag bij afwezigheid altijd om een vervangende goedkeurder in het systeem in te stellen.

Contractverlenging

Bij een contractverlenging kan het voorkomen dat je overgaat van het ene naar het andere contract. Het eerste contract kan dan al juridisch geldig zijn (en de uren daarop dus factureerbaar), terwijl het vervolgcontract nog niet volledig is afgerond. Zodra een contract is aangeboden en in verwerking is, kunnen de uren wel al worden geboekt en gefactureerd, maar wordt de factuur automatisch geblokkeerd voor betaling totdat het contract door de leverancier of professional is getekend. De betaaltermijn loopt in de tussentijd al wel door.

Migraties en systeemwissels

Bij overgang naar een ander urenregistratiesysteem of bij wijzigingen in het facturatieproces kan er kortstondig vertraging ontstaan in de verwerking van uren.

Wat kun je zelf doen?

• Controleer in het facturatieproces van de opdrachtgever wanneer uren uiterlijk goedgekeurd moeten zijn.
• Ga na wie de goedkeurder is en of deze beschikbaar is.
• Schrijf uren zo vaak mogelijk (bij voorkeur wekelijks) om de impact van een gemiste goedkeuring te beperken.
• Neem bij twijfel contact op met de supportdesk via support@striive.com.