Waarom klopt mijn factuur niet?

Afwijkingen in facturen komen het vaakst voor bij professionals die zelf handmatig een factuur opstellen. De meest voorkomende oorzaken zijn:

Factuurnummer niet uniek

Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Wordt een factuurnummer opnieuw gebruikt, dan wordt de factuur automatisch afgewezen met het verzoek een factuur met een nieuw, uniek nummer opnieuw in te dienen.

Afwijkend aantal uren

Het aantal gefactureerde uren op de factuur moet exact overeenkomen met het aantal goedgekeurde uren. Wijken deze van elkaar af, dan wordt de factuur niet correct verwerkt.

Onjuiste factuurperiode

Bij zelf factureren mag er per factuur maar één periode (maand) worden gefactureerd. Het komt voor dat de uren van de nieuwe periode worden gefactureerd, maar dat de factuur nog de vermelding van de vorige periode bevat. Dit leidt tot afkeuring van de factuur.

Onjuiste btw-toepassing

Het reguliere btw-tarief is 21%. Sommige professionals mogen naast uren ook onkosten factureren. Wanneer uren en onkosten op één en dezelfde factuur staan, geldt voor de onkosten hetzelfde btw-regime als voor de uren. Het is dus niet toegestaan om 21% btw over de uren te rekenen en 0% over de onkosten op diezelfde factuur.