OPDRACHTGEVER SPECIFIEKE VOORWAARDEN MINISTERIE VAN DEFENSIE VOOR LEVERANCIER

Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden Ministerie van Defensie voor Leverancier

Versie: januari 2020

1. Algemeen
1.1

De onderhavige opdrachtgever specifieke voorwaarden (OSV) zijn van toepassing op iedere inzet van een Professional bij het Ministerie van Defensie (Defensie). De OSV maken integraal onderdeel uit van de mantelovereenkomst leverancier (de Mantelovereenkomst) en de daaruit voortvloeiende opdrachtovereenkomst(en) (de Opdrachtovereenkomst) die tussen Myler B.V. (Myler) en de leverancier (Leverancier) wordt/worden gesloten ten behoeve van de uitvoering van een opdracht bij Defensie.

1.2

Onder Professional in de zin van deze OSV wordt verstaan: een medewerker in dienst van Leverancier op basis van een arbeidsovereenkomst.

1.3

In geval van tegenstrijdigheden tussen het bepaalde in de hierna genoemde documenten geldt dat de bepalingen in de eerder genoemde documenten prevaleren boven de later genoemde:

Opdrachtovereenkomst;
de OSV;
de Mantelovereenkomst.

Gezamenlijk worden deze documenten aangeduid als de Opdrachtdocumentatie.

Hetzelfde geldt voor de documenten zoals opgenomen onder artikel 1.5 van deze OSV.

1.4

Leverancier zal iedere Professional die wordt ingezet bij Defensie volledig informeren over de verplichtingen van Leverancier en de Professional onder de Mantelovereenkomst, de Opdrachtovereenkomst en deze OSV.

Leverancier zal bewerkstelligen dat Professional gehouden is de verplichtingen uit de Opdrachtdocumentatie na te komen als ware de Professional partij bij de Opdrachtdocumentatie.

1.5

Leverancier draagt er tevens zorg voor dat Professional voor aanvang van de Opdrachtovereenkomst alle voorwaarden en richtlijnen die bij Defensie van toepassing zijn, heeft ontvangen, gelezen, begrepen en verklaard deze te zullen nakomen c.q. naleven.

Voor zover er in deze OSV niet wordt afgeweken van of er niets genoemd wordt over onderstaande voorwaarden en richtlijnen, zijn de bepalingen in de navolgende voorwaarden en richtlijnen aanvullend van toepassing en maken deze deel uit van de Opdrachtdocumentatie:

De Facturatieprocedure van Defensie;
ARBIT-2016 met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 van deze OSV;
Gedragscode Integriteit van Defensie;
Gedragscode Defensie en Leidraad persoonlijke gedragingen en omstandigheden;
Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving;
De geheimhoudingsverklaring (model Defensie).

Bovengenoemde documenten zijn te allen tijde in te zien en te downloaden via Select.

Verder dient de Leverancier ervoor zorg te dragen dat de Professional zich zal houden aan de ter plaatse geldende beveiligings- en veiligheidseisen, inclusief de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).

2. ARBIT-2016
2.1

Leverancier verklaart en gaat ermee akkoord dat de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT Overeenkomsten 2016 (ARBIT-2016) van toepassing zijn op de Opdrachtovereenkomst, met uitzondering van de artikelen 12.3, 16, 38 t/m 41, 57 t/m 59 en 84.

3. Facturering en betaling
3.1

Het aantal declarabele uren bedraagt maximaal 40 uur per week, tenzij de Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

Alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Defensie mogen meer uren in rekening worden gebracht door Leverancier.

3.2

Het is Professional niet toegestaan om te werken op feestdagen of door Defensie aangewezen blokdagen en/of bijzondere verlofdagen, tenzij er sprake is van een consignatiedienst of Professional hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van Defensie heeft gekregen.

3.3

De betalingstermijn van Defensie aan Myler is 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur van Myler.

Indien Leverancier gebruik maakt van de Aanvullende Dienstverlening van Myler, zal de betaling van Myler aan Leverancier 30 dagen na ontvangst van de factuur van Leverancier geschieden.

4. Tarieven
4.1

In aanvulling op artikel 8.2 van de Mantelovereenkomst geldt dat het overeengekomen tarief zoals opgenomen in de Opdrachtovereenkomst, een all-in tarief is, exclusief btw en inclusief kosten zoals kosten voor het gebruik van apparatuur, telefoonkosten, databundels, BYOD-kosten, reis- en verblijfskosten, parkeerkosten en opleidingskosten.

5. Werktijden, toeslagen en consignatiediensten
5.1

De werkzaamheden dienen binnen de openingstijden van de locatie van Defensie te worden uitgevoerd. Dit is in beginsel op maandag t/m vrijdag van 7:00 uur tot 18:00 uur, tenzij anders is aangegeven door Defensie.

5.2

Indien Professional op uitdrukkelijk verzoek van Defensie uren werkt die buiten de normale werktijden vallen zoals opgenomen in artikel 5.1 van deze OSV, dan geldt hiervoor een toeslag van 50% ten opzichte van het overeengekomen uurtarief zoals vastgelegd in de Opdrachtovereenkomst.

5.3

In beginsel heeft Professional geen consignatiediensten. In voorkomende gevallen kan Defensie hiervan afwijken en Professional verzoeken een consignatiedienst te doen.

In dat geval zijn de volgende percentages van het tarief zoals is overeengekomen in de Opdrachtovereenkomst van toepassing, per uur dat de consignatie van kracht is:

Gedurende maandag t/m vrijdag: 5% van het overeengekomen tarief, maar niet meer dan 5% van het maximale tarief voor schaal 7 BBRA.
Gedurende zon- en feestdagen: 10% van het overeengekomen tarief, maar niet meer dan 10% van het maximale tarief voor schaal 7 BBRA, conform het meest recente overzicht zoals gepubliceerd op de website van de Rijksoverheid.

Zodra de consignatiedienst overgaat in een daadwerkelijke inzet en Professional door Defensie wordt opgeroepen om werkzaamheden te verrichten, geldt het overeengekomen reguliere uurtarief en vervalt op dat moment het consignatietarief.

5.4

Leverancier stelt Professional maximaal 2 dagen per jaar beschikbaar voor één of meerdere kennissessies/trainingen, mits de totale inzetduur van Professional bij Defensie tenminste één jaar is.

De uren die door Professional worden besteed aan de kennissessies/trainingen mogen niet gedeclareerd worden door Leverancier.

6. Professional
6.1

In aanvulling op artikel 16.1 van de Mantelovereenkomst geldt dat Professional voor aanvang van de werkzaamheden wordt onderworpen aan een veiligheidsonderzoek.

Indien de uitkomst van het onderzoek positief is, zal een verklaring van geen bezwaar (VGB) worden afgegeven voor Professional.

Leverancier zal aan het onderzoek zijn volledige medewerking verlenen en staat ervoor in dat Professional dit ook zal doen.

6.2

Professional dient te beschikken over een mobiele telefoon.

Leverancier en Professional gaan ermee akkoord dat het mobiele telefoonnummer beschikbaar is voor Defensie.

De kosten voor de mobiele telefoon komen voor rekening van Leverancier en kunnen niet aan Defensie worden doorberekend.

7. Vervanging en ziekte
7.1

Indien Defensie vervanging van Professional verlangt omdat Defensie meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Opdrachtovereenkomst nodig of wenselijk is, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of vakantie of op grond van de in artikel 9.2 genoemde situaties, zal Leverancier op eerste verzoek van Myler zorgdragen voor een adequate vervanger.

Indien Professional daadwerkelijk wordt vervangen, dan zullen Partijen een nieuwe Opdrachtovereenkomst sluiten.

Indien Leverancier niet in staat is een, naar het oordeel van Defensie, passende vervanger aan te bieden, dan is Myler gerechtigd de Opdrachtovereenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder dat hieruit enig recht op schadevergoeding voor Leverancier voortvloeit.

7.2

Vervanging van Professional is in alle gevallen alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Defensie.

Defensie weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan daaraan voorwaarden verbinden.

7.3

Leverancier zorgt ervoor dat in geval van ziekte van Professional de Professional zich tijdig ziek en weer hersteld meldt bij Defensie.

Onder ‘tijdig’ wordt verstaan: dezelfde ochtend voor 09:00 uur (telefonisch).

7.4

In afwijking van artikel 7.2 van de Mantelovereenkomst geldt dat, in geval van ziekte van Professional die naar verwachting langer duurt of gaat duren dan 5 werkdagen, Leverancier en Myler en/of Defensie 2 werkdagen na aanvang van de ziekte met elkaar in overleg zullen treden om tot een oplossing te komen.

7.5

Voor het overige blijft artikel 7 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

8. Vertraging en afwezigheden
8.1

Indien de Opdrachtovereenkomst een resultaatsverbintenis bevat en de uitvoering dreigt vertraging te ondervinden, dan zal Leverancier en/of Professional dit onmiddellijk aan Myler en/of Opdrachtgever mededelen onder vermelding van de oorzaak en consequenties daarvan.

Tevens stelt Leverancier daarbij maatregelen voor om verdere vertraging te voorkomen.

8.2

Afwezigheid van de Professional dient voor zover mogelijk in overleg met Defensie afgestemd te worden, waarbij rekening wordt gehouden met de consequenties die de afwezigheid heeft voor de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst.

Indien sprake is van afwezigheid, kan Myler in het kader van de continuïteit van de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst voorwaarden stellen ten aanzien van bijvoorbeeld het leveren van prestaties en het eventueel regelen van een vervanger van Professional.

9. (Tussentijdse) Beëindiging
9.1

In afwijking van artikel 11.4 van de Mantelovereenkomst is Leverancier niet gerechtigd de Opdrachtovereenkomst tussentijds te beëindigen.

Myler kan de Opdrachtovereenkomst tussentijds opzeggen, zonder gehouden te zijn tot enige vorm van schadevergoeding, met inachtneming van de volgende opzegtermijnen:

Het aantal gewerkte weken door Professional is minder dan 26: opzegtermijn van 10 dagen tegen de eerstvolgende werkdag.
Het aantal gewerkte weken door Professional is meer dan 26: opzegtermijn van 25 dagen tegen de eerstvolgende werkdag.
9.2

Myler is naast de opzegmogelijkheid zoals opgenomen in artikel 11.5 van de Mantelovereenkomst tevens gerechtigd de Opdrachtovereenkomst per direct te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving:

bij constatering van ongewenst gedrag van Professional waardoor de samenwerking met Defensie is verstoord;
bij oneigenlijk gebruik van middelen of gegevens van Defensie;
bij overtreding van de bij Defensie geldende gedragsregels, procedures of (integriteits)instructies;
indien de VGB van Professional door de MIVD wordt ingetrokken;
indien sprake is van gebruik van drugs door Professional; en/of
in geval van slecht of onvoldoende functioneren van Professional, zulks ter oordeel van Defensie, en in welk geval Myler een opzegtermijn van 3 werkdagen in acht neemt.
9.3

Indien Professional oneigenlijk gebruik maakt van middelen of gegevens van Defensie en/of deze vernietigt, dan is Leverancier gehouden alle schade die Defensie lijdt, te vergoeden.

9.4

In aanvulling op artikel 11.6 van de Mantelovereenkomst geldt dat Leverancier ervoor instaat dat Professional in geval van beëindiging van de Opdrachtovereenkomst tijdig afspraken maakt met de desbetreffende manager bij Defensie omtrent benodigde maatregelen voor kennisoverdracht en borging van de continuïteit van de werkzaamheden onder de Opdrachtovereenkomst.

9.5

Voor het overige blijft artikel 11 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

10. Intellectuele eigendomsrechten
10.1

In aanvulling op artikel 10.1 van de Mantelovereenkomst zal Leverancier ervoor zorgdragen dat zowel hij als de desbetreffende Professional afstand doet jegens Myler en/of Defensie van alle eventueel aan hen toekomende persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in de Auteurswet, voor zover de wet dit toestaat.

10.2

Indien de resultaten van de geleverde diensten (mede) tot stand komen met gebruikmaking van reeds bestaande, niet aan Defensie toekomende intellectuele eigendomsrechten, verleent Leverancier aan Defensie kosteloos een onherroepelijk gebruiksrecht van onbepaalde duur.

10.3

Leverancier en/of Professional vrijwaart Myler en/of Defensie tegen aanspraken van derden ter zake van (gestelde) inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen.

De Leverancier en/of Professional verplicht zich tot het op zijn kosten treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen aan voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten en/of te lijden schade als gevolg van de bedoelde inbreuken.

10.4

Onverminderd het bepaalde in artikel 10.3 van deze OSV is Myler gerechtigd de Opdrachtovereenkomst per direct te beëindigen, indien Defensie en/of Myler door derden aansprakelijk worden gesteld wegens schending van intellectuele eigendomsrechten van die derden.

10.5

Indien tussen Partijen verschil van mening bestaat over de in artikel 10.1 van de Mantelovereenkomst bedoelde intellectuele eigendomsrechten, wordt, behoudens tegenbewijs, ervan uitgegaan dat die rechten aan Defensie toekomen.

11. Aansprakelijkheid
11.1

In afwijking van hetgeen in artikel 13.1 van de Mantelovereenkomst is bepaald, is de aansprakelijkheid van Leverancier in geval van een tekortkoming in de nakoming van zijn verplichtingen beperkt tot een bedrag van EUR 1.250.000,- per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

11.2

In aanvulling op artikel 13.2 van de Mantelovereenkomst geldt dat de beperking van de aansprakelijkheid eveneens niet van toepassing is op aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel.

11.3

Voor het overige blijft artikel 13 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

12. Verzekering
12.1

In afwijking van het bepaalde in artikel 15.1 van de Mantelovereenkomst geldt dat de verzekeringspolissen van Leverancier tenminste dekking bieden voor een bedrag van EUR 1.250.000,- per gebeurtenis en EUR 2.500.000,- per jaar.

13. Geheimhouding
13.1

In aanvulling op artikel 19 van de Mantelovereenkomst geldt dat Leverancier en/of Professional alle gegevens die zij in het kader van de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst onder zich heeft of hebben, inclusief eventueel daarvan gemaakte kopieën, op eerste verzoek van Myler en/of Defensie ter beschikking stelt aan Defensie.

13.2

Indien Leverancier en/of Professional het bepaalde in dit artikel 13 en/of artikel 19 van de Mantelovereenkomst overtreedt, verbeurt Leverancier een zonder rechterlijke tussenkomst onmiddellijk opeisbare boete van EUR 50.000,- per gebeurtenis aan Myler.

Dit een en ander onverminderd alle verdere rechten van Myler en/of Defensie, waaronder die op nakoming en/of vergoeding van de werkelijk door haar geleden schade indien deze schade hoger is dan de verbeurde boete.

13.3

Voor het overige blijft artikel 19 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

14. Integriteit
14.1

Ter voorkoming van (de schijn van) belangenverstrengeling en in dit kader de integriteit, betrouwbaarheid en reputatie van Myler, Defensie en diens personeel, is het Professional niet toegestaan nieuwe in te huren medewerkers te selecteren ten behoeve van Defensie.

14.2

Indien Leverancier en/of Professional het bepaalde in artikel 14.1 van deze OSV overtreedt, is Myler gerechtigd de Opdrachtovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen en is Leverancier gehouden de hierdoor geleden of nog te lijden schade te vergoeden.

15. Overname
15.1

Het is Defensie te allen tijde toegestaan om na afloop van de Opdrachtovereenkomst en zonder hiervoor een vergoeding aan Leverancier verschuldigd te zijn, Professional een aanstelling als defensieambtenaar te geven, met inachtneming van de nog lopende Opdrachtovereenkomst geldende looptijd, echter met een maximum van één jaar.

Leverancier zal:

daaraan terstond volledige medewerking verlenen; en
Professional volledig vrijstellen van iedere verplichting onder een eventueel tussen Leverancier en Professional bedongen non-concurrentie- en/of relatiebeding en daaraan verbonden boetebeding dan wel andersluidende sanctie.
15.2

Indien de situatie zoals beschreven in artikel 15.1 van deze OSV van toepassing is, waarbij echter de lopende Opdrachtovereenkomst waaronder Professional is ingezet wordt ontbonden gedurende de initiële of de verlengde inhuurperiode, met inachtneming van de geldende opzegtermijn, dan overlegt Myler en/of Defensie met Leverancier en houdt rekening met diens zwaarwegende belangen.

16. Melding in publicaties of reclame-uitingen
16.1

In aanvulling op artikel 21 van de Mantelovereenkomst geldt dat Leverancier de naam van Defensie ook niet als referentie mag gebruiken, tenzij hiervoor voorafgaand schriftelijke toestemming is gekregen van Defensie.

Leverancier staat ervoor in en draagt ervoor zorg dat Professional zich eveneens aan dit verbod zal houden.

17. Arbeidsvoorwaarden
17.1

Leverancier houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die eventueel op Leverancier en Professional van toepassing is.

17.2

Leverancier legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast.

Leverancier verschaft desgevraagd en onverwijld aan Myler en/of Defensie toegang tot de arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits en loonvalidatie.

Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden Ministerie van Defensie voor Leverancier – versie januari 2020