Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden Leveranciers IND, DT&V EN COA (ICT)

Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden Leveranciers IND, DT&V en COA (ICT)

Deze Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden (“OSV”) zijn van toepassing op de Opdracht op grond waarvan een Professional van Leverancier Werk gaat verrichten bij IND, DT&V en COA (ICT) (Opdrachtgever) via Intermediair.

Woorden met een hoofdletter hebben de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden Intermediaire Dienstverlening Leveranciers (AV) van HeadFirst Group.

Artikel 1 – Algemeen
1. Professional

Onder Professional in de zin van deze OSV wordt verstaan: een medewerker in dienst van Leverancier op basis van een arbeidsovereenkomst.

2. Rangorde van documenten

In geval van tegenstrijdigheden tussen het bepaalde in de hierna genoemde documenten geldt dat de bepalingen in de eerder genoemde documenten prevaleren boven de later genoemde:

Opdracht;
OSV;
Algemene Rijksvoorwaarden bij IT Overeenkomsten 2018 (ARBIT 2018);
AV.

Deze documenten worden gezamenlijk aangeduid als de “Opdrachtdocumentatie”. Hetzelfde geldt voor de documenten zoals opgenomen onder artikel 1 lid 4 van deze OSV.

3. Informeren van de Professional

Leverancier zal iedere Professional die wordt ingezet bij Opdrachtgever volledig informeren over de verplichtingen van Leverancier en de Professional onder de AV, de Opdracht en deze OSV.

Leverancier zal bewerkstelligen dat Professional gehouden is de verplichtingen uit de Opdrachtdocumentatie na te komen alsof de Professional partij is bij de Opdrachtdocumentatie.

4. Aanvullende voorwaarden en richtlijnen

Leverancier draagt er tevens zorg voor dat Professional vóór aanvang van de Opdracht alle voorwaarden en richtlijnen die bij Opdrachtgever van toepassing zijn, heeft ontvangen, gelezen, begrepen en verklaard deze te zullen nakomen en naleven.

Voor zover in deze OSV niet wordt afgeweken van, of niets wordt genoemd over, onderstaande voorwaarden en richtlijnen, zijn de bepalingen in de navolgende voorwaarden en richtlijnen aanvullend van toepassing en maken deze deel uit van de Opdrachtdocumentatie:

De Facturatieprocedure van Opdrachtgever;
ARBIT 2018, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 van deze OSV;
Gedragscode Integriteit Rijk 2020;
Model integriteitsverklaring Rijk voor externen;
Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving.

Onderstaande documenten zijn uitsluitend van toepassing bij COA:

COA-gedragsregeling voor de digitale werkomgeving;
Beleid alcohol, drugs en medicijnengebruik door COA-medewerkers;
COA-Gedragsrichtlijnen Sociale Media;
ARBO-kaart COA;
Bibobbeleid COA;
Geheimhoudingsverklaring COA;
Gedragscode Integriteit COA 2020.

Bovengenoemde documenten zijn te allen tijde in te zien en te downloaden via Select.

Verder dient Leverancier ervoor zorg te dragen dat de Professional zich houdt aan de ter plaatse geldende beveiligings- en veiligheidseisen, inclusief de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).

Artikel 2 – ARBIT 2018
1. Toepasselijkheid ARBIT 2018

Leverancier verklaart en gaat ermee akkoord dat de ARBIT 2018 van toepassing zijn op de Opdracht, met uitzondering van de artikelen 6, 7, 12.3 en de volgende leden, 16, 28, 38 t/m 41, 57 t/m 59 en 84.

2. Vervangende tekst artikel 8.6 ARBIT 2018

De tekst in artikel 8.6 ARBIT 2018 wordt vervangen door:

“Opdrachtnemer zal in geval van een gestelde inbreuk op het intellectueel eigendomsrecht van een derde, op zijn kosten alle noodzakelijke maatregelen treffen die stagnatie van Opdrachtgevers bedrijfsvoering voorkomen en leiden tot beperking van door Opdrachtgever als gevolg daarvan te maken kosten en/of te lijden schade.”

Artikel 3 – Facturering en betaling
1. Werken op feestdagen en bijzondere verlofdagen

Het is Professional niet toegestaan om te werken op feestdagen of door Opdrachtgever aangewezen blokdagen en/of bijzondere verlofdagen, tenzij er sprake is van een consignatiedienst of Professional hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever heeft gekregen.

2. Betalingstermijn

De betalingstermijn van Intermediair aan Leverancier is 30 dagen na ontvangst van de factuur volgens de Facturatieprocedure.

3. Waadi

Leverancier is ervoor verantwoordelijk dat de Professional, indien van toepassing, een zodanige beloning ontvangt dat wordt voldaan aan de Waadi.

Dit houdt onder andere in dat de ter beschikking gestelde Professional conform artikel 8 Waadi een beloning en vergoeding, bijvoorbeeld voor reis- en verblijfkosten, ontvangt die minimaal gelijk is aan die voor personen werkzaam in gelijke of gelijkwaardige functies in dienst van Opdrachtgever.

Voorziene en onvoorziene vergoedingen aan Professional die voortvloeien uit de verplichtingen ten aanzien van de Waadi, waaronder vergoedingen voor reiskosten, zijn voor rekening en risico van Leverancier en zijn inbegrepen in het tarief.

Artikel 4 – Verambtelijking
1. Rechtstreekse indiensttreding

Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd om zonder voorafgaande toestemming van Leverancier rechtstreeks een door Leverancier ter beschikking gestelde Professional in ambtelijke dienst van de Staat (Opdrachtgever) aan te nemen.

Hierbij zal Opdrachtgever in beginsel de eventueel nog geldende looptijd van de Opdracht op basis waarvan deze Professional is ingezet, respecteren.

Als er volgens Opdrachtgever sprake is van omstandigheden die naar redelijkheid en billijkheid een tussentijdse beëindiging gedurende de initiële of verlengde inhuurperiode met het oog op verambtelijking rechtvaardigen, geldt het volgende:

a. Inzet korter dan twaalf maanden

Als de Professional op basis van de Opdracht, inclusief verlengingen, minder dan twaalf (12) maanden is ingezet bij Opdrachtgever, motiveert Opdrachtgever de reden van tussentijdse beëindiging aan Leverancier, pleegt hij overleg met Leverancier en houdt hij rekening met diens zwaarwegende belangen.

Afweging van wederzijdse belangen leidt tot het hanteren van een opzegtermijn van twee (2) maanden of langer, dan wel het alsnog respecteren van de nog geldende looptijd van de Opdracht.

b. Inzet twaalf maanden of langer

Als de Professional op basis van de Opdracht twaalf (12) maanden of langer is ingezet bij Opdrachtgever, motiveert Opdrachtgever de reden van tussentijdse beëindiging aan Leverancier.

De verambtelijking kan echter zonder beperking en zonder enig recht op vergoeding plaatsvinden na een inzetperiode van twaalf (12) maanden, door middel van een tussentijdse opzegging van de Opdracht met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden of langer.

Intermediair, Opdrachtgever en de Professional zijn gevrijwaard van eventuele aanspraken, bijvoorbeeld op grond van een concurrentiebeding en/of relatiebeding, tussen Leverancier en Professional, behoudens een eventueel overeengekomen opzegtermijn voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Opdrachtgever wijst hierbij in het bijzonder op:

het belemmeringsverbod zoals opgenomen in artikel 9a lid 1 Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi);
artikel 7:653 Burgerlijk Wetboek;
de Wet werk en zekerheid (Wwz), waarin is bepaald dat een overeengekomen concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet rechtsgeldig is, tenzij dit noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen;
een mogelijke strijdigheid van een concurrentiebeding voor ondernemingen op grond van de Mededingingswet (Mw).
2. Arbeidsverleden en opvolgend werkgeverschap

Bij een beoogde verambtelijking van een ingezette Professional geeft Leverancier aan Opdrachtgever inzicht in het relevante arbeidsverleden van de betreffende Professional, alsmede de consequenties hiervan voor Opdrachtgever in het kader van opvolgend werkgeverschap.

Leverancier stelt zich hierin proactief en behulpzaam op.

Een Professional die bij Opdrachtgever is ingezet op een Opdracht na een verambtelijkingsaanvraag, kan hieraan niet het recht noch de plicht ontlenen dat hij na beëindiging van deze Opdracht per definitie een arbeidsovereenkomst bij Opdrachtgever zal sluiten.

Als Opdrachtgever na een verambtelijkingsaanvraag een Opdracht verstrekt, kan hieruit alleen worden opgemaakt dat Opdrachtgever ten tijde van deze opdrachtverstrekking de intentie heeft en de mogelijkheid ziet om bij wederzijds welbevinden van zowel Professional als Opdrachtgever, met de betreffende Professional na beëindiging van de Opdracht een arbeidsovereenkomst te sluiten.

Artikel 5 – Werktijden, toeslagen en consignatiediensten
1. Werktijden en onregelmatige uren

De werkzaamheden dienen binnen de openingstijden van de locatie van Opdrachtgever te worden uitgevoerd. Dit is in beginsel van maandag tot en met vrijdag van 07:00 uur tot 19:00 uur, tenzij anders is aangegeven door Opdrachtgever.

Indien Opdrachtgever andere werktijden aangeeft, heeft Professional recht op een toelage voor onregelmatige uren per gewerkt uur, bovenop de reguliere vergoeding.

De toelage is gelijk aan de maximale vaste toelage waarop een rijksambtenaar in een gelijke of gelijkwaardige functie recht zou hebben, afhankelijk van de dag en het tijdstip van de onregelmatige uren.

De hoogte hiervan staat in de op dat moment geldende cao Rijk, hoofdstuk “Variabele beloning”, paragraaf 7.1 over de vaste toelage bij onregelmatige diensten.

Daarboven kan een aanvullende vaste toelage komen, zoals momenteel vastgelegd in de cao Rijk, hoofdstuk “Variabele beloning”, paragraaf 7.3.

Deze toelage(s) dient Leverancier volledig uit te betalen aan Professional en is geen vergoeding die geheel of gedeeltelijk toekomt aan Leverancier of een derde.

2. Consignatiediensten

In beginsel heeft Professional geen consignatiediensten.

In voorkomende gevallen kan Opdrachtgever hiervan afwijken en Professional verzoeken een consignatiedienst te doen.

Leverancier heeft dan recht op een toelage voor beschikbaarheids- en bereikbaarheidsdiensten, die gelijk is aan de maximale toelage waarop een rijksambtenaar in een gelijke of gelijkwaardige functie recht zou hebben, afhankelijk van de dag waarop de bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst plaatsvindt.

De hoogte hiervan staat in de op dat moment geldende cao Rijk, hoofdstuk “Variabele beloning”, paragraaf 7.6 over de toelage bij beschikbaarheids- en bereikbaarheidsdiensten.

Deze toelage(s) dient Leverancier volledig uit te betalen aan Professional en is geen vergoeding die geheel of gedeeltelijk toekomt aan Leverancier of een derde.

Zodra de consignatiedienst overgaat in daadwerkelijke inzet, wordt het reguliere tarief van toepassing en vervalt op dat moment de toelage voor de consignatiedienst.

3. Collectieve vrije dagen en aangewezen dagen

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor maximaal 10 werkdagen per kalenderjaar aan te wijzen als dagen waarop Professionals niet werkzaam mogen zijn ten behoeve van Opdrachtgever.

Voor de dagen waarop de gebouwen van Opdrachtgever gesloten zijn (collectieve vrije dagen) of de dagen waarop Professionals niet in de gebouwen van Opdrachtgever aanwezig mogen zijn, mogen geen uren worden gedeclareerd of anderszins kosten in rekening worden gebracht.

Collectieve vrije dagen waarop de gebouwen van Opdrachtgever gesloten zijn, zijn doorgaans de dagen rond Kerst en Oud en Nieuw, de vrijdag na Hemelvaart en Bevrijdingsdag (5 mei).

Deze collectieve vrije dagen worden jaarlijks, voorafgaand aan het betreffende kalenderjaar, aan Leverancier kenbaar gemaakt.

Artikel 6 – Vereisten Professional
1. Veiligheidsonderzoek en VGB

Indien met betrekking tot de uitvoering van de Opdracht sprake is van toegang tot vertrouwelijke informatie, dan wel de uitvoering van de Opdracht anderszins kenmerken of gelijkenis vertoont met een vertrouwensfunctie, kan een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) worden verlangd.

Hiervoor zal een veiligheidsonderzoek worden uitgevoerd.

Opdrachtgever is in voorkomende gevallen gerechtigd Professionals aan een veiligheidsonderzoek (screening) conform de bij Opdrachtgever gebruikelijke regels te onderwerpen.

Opdrachtgever betaalt dergelijke veiligheidsonderzoeken.

Bij terugtrekking van een Professional door Leverancier betaalt Leverancier de kosten van het veiligheidsonderzoek. Indien Opdrachtgever de aanvraag intrekt, zijn de kosten voor rekening van Opdrachtgever.

Leverancier verplicht de door hem in het kader van de uitvoering van de Opdracht in te zetten Professional onvoorwaardelijk en volledig aan dit onderzoek mee te werken.

Opdrachtgever is gerechtigd om op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek, dan wel vanwege de weigering van een Professional om aan genoemd veiligheidsonderzoek mee te werken, de inzet van de betreffende persoon te weigeren, zonder dat Opdrachtgever of Intermediair gehouden is tot vergoeding van enige eventuele schade en/of kosten.

2. Huisregels, beveiliging en instructies

Leverancier is verplicht Professional op te dragen de ter plaatse van de uitvoering van de werkzaamheden geldende huisregels en beveiligingsprocedures na te leven, voor zover deze door Opdrachtgever bekend zijn gesteld.

Professionals zijn verplicht deze regels in acht te nemen.

Leverancier instrueert Professional vóór aanvang van de werkzaamheden over minimaal de volgende onderwerpen:

Verlangde prestaties en activiteiten en de beschikbare periode;
Gehanteerde normen en waarden van Opdrachtgever;
Integriteitseisen, waaronder de Gedragscode Integriteit Rijk;
Geheimhoudingsplicht;
Urenregistratie;
Aanspreekpunt/contactpersoon bij de betreffende Deelnemer en communicatie over aan- en afwezigheid en bereikbaarheid;
Ter plaatse geldende beveiligings- en veiligheidseisen, inclusief de relevante risico’s op grond van de Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E), toegang en faciliteiten;
Indien Professional gebruikmaakt van de digitale faciliteiten van het Rijk: de rijksbrede Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en/of, indien van toepassing, een specifieke regeling van Opdrachtgever.
3. Mobiele telefoon

Professional dient te beschikken over een mobiele telefoon.

Leverancier en Professional gaan ermee akkoord dat het mobiele telefoonnummer beschikbaar is voor Opdrachtgever.

De kosten voor de mobiele telefoon komen voor rekening van Leverancier en kunnen niet aan Opdrachtgever worden doorberekend.

Professional is tevens bereid om op deze telefoon apps te installeren die vereist zijn om toegang te krijgen tot het netwerk en/of die vereist zijn om de werkzaamheden waarvoor hij/zij wordt ingezet uit te kunnen voeren.

4. Kennisoverdracht

Voor het eindigen van de Opdracht, inclusief eventuele verlengingen, draagt Professional alle relevante informatie die tijdens diens inhuurperiode is verzameld en/of ontwikkeld over aan Opdrachtgever.

Professional maakt tijdig afspraken met de leidinggevende bij Opdrachtgever over de benodigde maatregelen voor kennisoverdracht en borging van de continuïteit van de dienstverlening.

Artikel 7 – Vervanging en ziekte
1. Vervanging op verzoek van Opdrachtgever

Indien Opdrachtgever vervanging van Professional verlangt omdat Opdrachtgever meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Opdracht nodig of wenselijk is, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of vakantie of op grond van de in artikel 9.2 genoemde situaties, zal Leverancier op eerste verzoek van Intermediair zorgdragen voor een adequate vervanger.

Indien Professional daadwerkelijk wordt vervangen, zullen Partijen een nieuwe Opdracht overeenkomen.

Indien Leverancier niet in staat is om een naar het oordeel van Opdrachtgever passende vervanger aan te bieden, is Intermediair gerechtigd de Opdracht onmiddellijk te beëindigen zonder dat hieruit enig recht op schadevergoeding voor Leverancier voortvloeit.

2. Voorafgaande toestemming

Vervanging van Professional is in alle gevallen alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.

Opdrachtgever weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan hieraan voorwaarden verbinden.

3. Ziekmelding

Leverancier zorgt ervoor dat Professional zich in geval van ziekte tijdig ziek en weer hersteld meldt bij Opdrachtgever.

Onder “tijdig” wordt verstaan: dezelfde ochtend vóór 09:00 uur, telefonisch.

4. Langdurige ziekte

In geval van ziekte van Professional die naar verwachting langer duurt of gaat duren dan 5 werkdagen, zullen Leverancier, Intermediair en/of Opdrachtgever 2 werkdagen na aanvang van de ziekte met elkaar in overleg treden om tot een oplossing te komen.

5. Overige afwezigheid

Afwezigheid van Professional dient voor zover mogelijk in overleg met Opdrachtgever te worden afgestemd, waarbij rekening wordt gehouden met de consequenties die de afwezigheid heeft voor de uitvoering van de Opdracht.

Indien sprake is van afwezigheid, kan Intermediair in het kader van de continuïteit van de uitvoering van de Opdracht voorwaarden stellen ten aanzien van bijvoorbeeld het leveren van prestaties en het eventueel regelen van een vervanger van Professional.

Artikel 8 – (Tussentijdse) beëindiging
1. Tussentijdse opzegging

Leverancier is niet gerechtigd de Opdracht tussentijds te beëindigen.

Intermediair kan de Opdracht tussentijds opzeggen, zonder gehouden te zijn tot enige vorm van schadevergoeding, met inachtneming van de volgende opzegtermijnen:

Bij minder dan 26 gewerkte weken door Professional: een opzegtermijn van 10 kalenderdagen tegen de eerstvolgende werkdag;
Bij meer dan 26 gewerkte weken door Professional: een opzegtermijn van 25 kalenderdagen tegen de eerstvolgende werkdag.
2. Directe beëindiging

Intermediair is gerechtigd de Opdracht per direct te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving:

bij constatering van ongewenst gedrag van Professional waardoor de samenwerking met Opdrachtgever is verstoord;
bij diefstal, oneigenlijk gebruik en/of vernieling van middelen of gegevens van Opdrachtgever;
bij overtreding van de bij Opdrachtgever geldende gedragsregels, procedures of (integriteits)instructies;
indien de VGB van Professional door de MIVD wordt ingetrokken;
indien sprake is van gebruik van drugs door Professional; en/of
in geval van slecht of onvoldoende functioneren van Professional, zulks ter oordeel van Opdrachtgever. In dat geval neemt Intermediair een opzegtermijn van vijf (5) werkdagen in acht.
3. Schadevergoeding

Indien een situatie zoals in artikel 9.2 intreedt, is Leverancier gehouden alle schade die Opdrachtgever lijdt te vergoeden.

4. Opdrachten voor de duur van een project

Als een Intermediair een Professional inhuurt op basis van een Opdracht met een looptijd voor de duur van een project, geldt dat Intermediair in de Opdracht specificeert op basis van welke aspecten en criteria een project of de werkzaamheden voor Professional als afgerond worden beschouwd.

Intermediair kan een indicatieve einddatum opnemen in de Opdracht, maar is daartoe niet verplicht. Een indicatieve einddatum bindt Intermediair niet.

De Opdracht en daarmee de inzet van Professional eindigt door middel van een schriftelijke mededeling van Intermediair aan Leverancier waaruit op transparante en objectieve wijze blijkt dat en per wanneer het betreffende project, dan wel de werkzaamheden van Professional in het project, zijn afgerond.

Tussentijdse beëindiging van de Opdracht met een looptijd voor de duur van een project door Intermediair is mogelijk indien zich omstandigheden voordoen die naar redelijkheid en billijkheid een tussentijdse beëindiging rechtvaardigen.

Omstandigheden die een tussentijdse beëindiging kunnen rechtvaardigen, kunnen van politiek-bestuurlijke of financiële aard zijn en ertoe leiden dat voortzetting van de inzet in de oorspronkelijke vorm of de inzet van de betreffende Professional naar redelijkheid en billijkheid niet meer reëel is voor Opdrachtgever.

Als het gehele project eerder dan oorspronkelijk beoogd wordt beëindigd of is afgerond, zal de Opdracht eindigen zonder dat sprake is van een tussentijdse beëindiging.

Bij tussentijdse beëindiging hanteert Intermediair in beginsel de minimale opzegtermijn zoals weergegeven in artikel 8 lid 1, tenzij gelet op de omstandigheden een andere termijn naar redelijkheid en billijkheid meer gerechtvaardigd is.

Artikel 9 – Integriteit
1. Selecteren van nieuwe medewerkers

Ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling en in het kader van de integriteit, betrouwbaarheid en reputatie van Intermediair, Opdrachtgever en diens personeel, is Professional niet toegestaan nieuwe in te huren medewerkers te selecteren ten behoeve van Opdrachtgever.

2. Overtreding integriteitsbepaling

Indien Leverancier en/of Professional het bepaalde in artikel 14.1 van deze OSV overtreedt, is Intermediair gerechtigd de Opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Leverancier is in dat geval gehouden de hierdoor geleden of nog te lijden schade te vergoeden.

Artikel 10 – Verbod op belemmerend relatie- of concurrentiebeding
1. Geen belemmerende bedingen

Leverancier garandeert zonder enig voorbehoud dat hij geen relatie- of concurrentiebedingen of bepalingen met een vergelijkbare strekking met Professionals overeenkomt of is overeengekomen.

Leverancier doet hiervan, indien nodig, volledige afstand jegens zowel Opdrachtgever als de betreffende Professional.

Dergelijke bedingen of bepalingen mogen op geen enkele wijze een overeenkomst belemmeren voor de inzet van de betreffende Professional bij Opdrachtgever, ongeacht op welke wijze of via welke contractuele partijen de Professional aan Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld.

Dit geldt eveneens in situaties waarin de Professional op eigen initiatief besluit in dienst te treden bij Opdrachtgever.

Document: Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden Leveranciers IND, DT&V en COA (ICT)
Versie: nummer 1 – april 2023