OPDRACHTGEVER SPECIFIEKE VOORWAARDEN CAK VOOR LEVERANCIER VERSIE 2

Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden CAK voor Leverancier

Versie 2 – april 2021

1. Algemeen

1.1 De onderhavige Opdrachtgever Specifieke Voorwaarden (de OSV) zijn van toepassing op iedere inzet van een Professional bij het Centraal Administratie Kantoor (CAK). De OSV maken integraal onderdeel uit van de mantelovereenkomst leverancier (de Mantelovereenkomst) en de daaruit voortvloeiende overeenkomst(en) (de Opdrachtovereenkomst) die tussen HeadFirst B.V. (HeadFirst) en de leverancier (de Leverancier) wordt/worden gesloten ten behoeve van de uitvoering van een Opdrachtovereenkomst bij CAK.

1.2 Onder Professional in de zin van deze OSV wordt verstaan:

(i) een medewerker in dienst van Leverancier op basis van een arbeidsovereenkomst;
(ii) een zelfstandig professional, die als zzp'er kwalificeert en die door Leverancier ter beschikking wordt gesteld.

Bij inzet van een Professional als bedoeld onder (ii) is Leverancier verplicht om deze Professional te contracteren op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst tussenkomst. Leverancier zal op eerste verzoek van HeadFirst inzage geven dan wel een kopie verstrekken van deze overeenkomst.

1.3 In geval van tegenstrijdigheden tussen het bepaalde in de hierna genoemde documenten geldt dat de bepalingen in de eerder genoemde documenten prevaleren boven de later genoemde:

(i) Opdrachtovereenkomst;
(ii) de OSV;
(iii) de Mantelovereenkomst.

Deze documenten worden gezamenlijk aangeduid als de Opdrachtdocumentatie.

1.4 Leverancier zal iedere Professional die wordt ingezet bij CAK volledig informeren over de verplichtingen van Leverancier en de Professional onder de Mantelovereenkomst, de Opdrachtovereenkomst en deze OSV. Leverancier zal bewerkstelligen dat de Professional gehouden is de verplichtingen uit de Opdrachtdocumentatie die specifiek voor de Professional gelden, na te komen als ware de Professional partij bij de Opdrachtdocumentatie.

1.5 Leverancier draagt er tevens zorg voor dat de Professional voor aanvang van de Opdrachtovereenkomst alle voorwaarden en richtlijnen die bij CAK van toepassing zijn, heeft ontvangen, gelezen en begrepen en heeft verklaard deze te zullen nakomen c.q. naleven. Voor zover er in deze OSV niet wordt afgeweken van of er niets genoemd wordt over onderstaande documenten, zijn de bepalingen in de navolgende procedure en verklaring aanvullend van toepassing en maken deze deel uit van de Opdrachtdocumentatie:

(i) de Facturatieprocedure CAK;
(ii) Gedragscode Integriteit Rijk;
(iii) CAK huisregels en Informatiebeveiliging, versie november 2015;
(iv) Beleid Pre-Employment Screening CAK;
(v) Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving (indien van toepassing) en/of, indien van toepassing, een specifieke regeling van CAK; en
(vi) de Geheimhoudingsverklaring externen en uitzendkrachten.

Bovengenoemde documenten zijn te allen tijde in te zien en te downloaden via Select. Verder dient Leverancier ervoor zorg te dragen dat de Professional zich zal houden aan de ter plaatse geldende beveiligings- en veiligheidseisen, inclusief de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), toegang en faciliteiten.

1. Vereisten voor aanvang opdracht

2.1 Bij het CAK is een pre-employment screening (PES) van toepassing, met als doel de betrouwbaarheid van de Professional in te schatten in relatie tot de financieel kritische processen en/of integriteitsgevoelige functies van het CAK. De diepgang van de screening is afhankelijk van de functie die de Professional gaat uitvoeren. Ieder functieprofiel en iedere bevoegdheid is gekoppeld aan een risicoprofiel. HeadFirst zal Leverancier hiervan op de hoogte brengen. Leverancier zal hier zijn volledige medewerking aan verlenen en zorgt ervoor dat de Professional dit tevens doet. HeadFirst is gerechtigd, op grond van de uitkomsten van een dergelijk onderzoek, dan wel vanwege de weigering van de Professional om aan een dergelijk onderzoek mee te werken, de inzet van de Professional te weigeren, zonder dat HeadFirst gehouden is tot vergoeding van enige (eventuele) schade en/of kosten.

2.2 In aanvulling op de verplichting tot het aanleveren van een VOG zoals opgenomen in artikel 4.4 sub (iii) van de Mantelovereenkomst, geldt dat, indien de Professional een buitenlandse nationaliteit heeft, HeadFirst gelijkwaardige alternatieve verklaringen uit het land van herkomst van de Professional kan verlangen. Bij het ontbreken van de VOG mag HeadFirst de inzet van de Professional weigeren, opschorten of met onmiddellijke ingang beëindigen.

2.3 De Professional beschikt over de voor de opdracht benodigde opleidingen en certificaten conform specificatie in de aanvraag van de Opdrachtovereenkomst, alsmede aantoonbare relevante werkervaring. Leverancier zal op eerste verzoek van HeadFirst kopieën van diploma’s en/of getuigschriften en eventuele andere documenten van de Professional overleggen. Indien Leverancier niet aan dit verzoek kan voldoen, om wat voor reden dan ook, heeft HeadFirst het recht de inzet van de Professional met onmiddellijke ingang te beëindigen.

2.4 De Professional dient te beschikken over een mobiele telefoon en laptop. Leverancier en de Professional gaan ermee akkoord dat het mobiele telefoonnummer en de laptop beschikbaar zijn voor de werkzaamheden bij CAK. De kosten voor de mobiele telefoon en laptop komen voor rekening van Leverancier en worden niet door CAK vergoed.

2.5 Indien de Professional de werkzaamheden voor CAK vanuit huis verricht, draagt Leverancier ervoor zorg dat de Professional beschikt over een geschikte thuiswerkplek en alle voor de Opdrachtovereenkomst benodigde middelen. Leverancier en de Professional kunnen geen aanspraak maken op faciliteiten van CAK.

1. Verlofdagen

3.1 Het is de Professional niet toegestaan om te werken op feestdagen of door CAK aangewezen blokdagen, bijzondere verlofdagen en/of niet-declarabele verplichte vrije dagen, tenzij er sprake is van overwerk of consignatiedienst, waarvoor Professional voorafgaande schriftelijke toestemming van CAK heeft gekregen.

3.2 De opname van vrije dagen en vakanties door de Professional is in overleg met CAK, onder het aangeven van wat de consequenties zijn voor CAK van diens afwezigheid, waarbij CAK in het kader van de continuïteit van de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst daaraan verbonden voorwaarden rond het leveren van prestaties en eventuele vervanging kan verbinden.

1. Beschikbaarheid, vervanging en ziekte

4.1 Leverancier draagt ervoor zorg dat de Professional beschikbaar is voor de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst gedurende de periode die is aangegeven in de Opdrachtovereenkomst.

4.2 Indien CAK vervanging van de Professional verlangt omdat CAK meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Opdrachtovereenkomst nodig of wenselijk is, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of vakantie, zal Leverancier op eerste verzoek van HeadFirst zorgdragen voor een adequate vervanger. Indien de Professional daadwerkelijk wordt vervangen, dan zullen Partijen een nieuwe Opdrachtovereenkomst sluiten. Indien Leverancier niet in staat is een naar het oordeel van CAK passende vervanger aan te bieden, dan is HeadFirst gerechtigd de Opdrachtovereenkomst onmiddellijk te beëindigen zonder dat hieruit enig recht op schadevergoeding voor Leverancier voortvloeit.

4.3 Vervanging van de Professional is in alle gevallen alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van CAK. De Opdrachtgever weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan daar voorwaarden aan verbinden.

4.4 Leverancier zorgt ervoor dat in geval van ziekte van de Professional, de Professional zich tijdig ziek en weer hersteld meldt bij CAK. Onder ‘tijdig’ wordt verstaan: dezelfde ochtend voor 09:00 uur (telefonisch).

4.5 In afwijking van artikel 7.2 van de Mantelovereenkomst geldt dat in geval van ziekte van de Professional die naar verwachting langer duurt of gaat duren dan 5 werkdagen, Leverancier en HeadFirst en/of CAK 2 werkdagen na aanvang van de ziekte met elkaar in overleg zullen treden over de verwachte duur van de ziekte en eventuele oplossingen.

4.6 Voor het overige blijft artikel 7 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

1. Beëindiging

5.1 In afwijking van artikel 11.4 van de Mantelovereenkomst is Leverancier niet gerechtigd de Opdrachtovereenkomst tussentijds te beëindigen. HeadFirst kan de Opdrachtovereenkomst tussentijds opzeggen, zonder gehouden te zijn tot enige vorm van schadevergoeding, met inachtneming van de volgende opzegtermijnen:

• Het aantal gewerkte weken door Professional is minder dan 26: opzegtermijn van 10 kalenderdagen tegen de eerstvolgende werkdag; of
• Het aantal gewerkte weken door Professional is meer dan 26: opzegtermijn van 25 kalenderdagen tegen de eerstvolgende werkdag.

CAK en in het verlengde daarvan HeadFirst beperken tussentijdse opzeggingen tot gevallen waarin zwaarwegende redenen aan de zijde van CAK een rol spelen.

5.2 HeadFirst is naast de opzegmogelijkheid zoals opgenomen in artikel 11.5 van de Mantelovereenkomst tevens gerechtigd de Opdrachtovereenkomst per direct te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving (i) bij constatering van ongewenst gedrag door de Professional, waardoor de samenwerking met CAK structureel is verstoord, (ii) bij oneigenlijk gebruik en/of vernieling van middelen of gegevens van CAK of (iii) overtreding van gedragsregels, procedures of (integriteits)instructies door de Professional.

5.3 Indien Professional oneigenlijk gebruik maakt van middelen of gegevens van CAK en/of deze vernietigt, zoals genoemd onder 5.2, sub (ii) van deze OSV, dan is Leverancier gehouden alle directe schade die CAK lijdt te vergoeden. Te denken valt aan: diefstal, vernieling en oneigenlijk gebruik van voorzieningen.

5.4 In aanvulling op artikel 11.6 van de Mantelovereenkomst geldt dat Leverancier ervoor instaat dat de Professional bij beëindiging van de Opdrachtovereenkomst tijdig afspraken maakt met de desbetreffende manager bij CAK omtrent benodigde maatregelen voor kennisoverdracht en borging van de continuïteit van de werkzaamheden onder de Opdrachtovereenkomst.

5.5 Voor het overige blijft artikel 11 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

1. Vertraging

6.1 Zodra Leverancier weet of verwacht dat de werkzaamheden voortvloeiend uit de Opdrachtovereenkomst vertraging dreigen te ondervinden, zal hij HeadFirst en/of CAK daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen, onder vermelding van de oorzaak en de consequenties daarvan. Tevens stelt Leverancier maatregelen voor om verdere vertraging te voorkomen.

1. Intellectuele eigendomsrechten

7.1 In aanvulling op artikel 10.1 van de Mantelovereenkomst geldt dat alle databankenrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden voortvloeiend uit de Opdrachtovereenkomst, toekomen aan CAK. Deze IE-rechten worden op grond van de Opdrachtovereenkomst door Leverancier en/of de Professional aan CAK overgedragen, welke overdracht reeds nu voor alsdan door HeadFirst namens CAK wordt aanvaard.

7.2 Voor zover de resultaten van de verrichte werkzaamheden (mede) tot stand komen met gebruikmaking van reeds bestaande, niet aan CAK toekomende intellectuele eigendomsrechten, verleent Leverancier en/of Professional aan CAK een niet-exclusief en niet-opzegbaar gebruiksrecht van onbepaalde duur. Leverancier en/of Professional garandeert in dat geval gerechtigd te zijn tot het verlenen van vorenbedoeld gebruiksrecht.

7.3 Voor zover voor de overdracht van de rechten, bedoeld in artikel 10.1 van de Mantelovereenkomst en lid 1 van dit artikel 7, op enig moment een nadere akte zou zijn vereist, machtigt Leverancier HeadFirst reeds nu voor alsdan onherroepelijk om zodanige akte op te maken en mede namens Leverancier en/of de Professional te ondertekenen, onverminderd de verplichting van Leverancier om op eerste verzoek van HeadFirst aan de overdracht van deze rechten medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen.

7.4 Indien tussen Partijen verschil van mening bestaat over de in artikel 10.1 van de Mantelovereenkomst en lid 1 van dit artikel 7 bedoelde IE-rechten ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden wordt, behoudens tegenbewijs, ervan uitgegaan dat die rechten aan CAK toekomen. In alle gevallen mag CAK het bij de Opdrachtovereenkomst beoogde gebruik van de resultaten van de verrichte werkzaamheden blijven maken.

7.5 Leverancier doet hierbij afstand jegens HeadFirst en/of CAK van alle eventueel aan Leverancier toekomende zogenoemde persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet, in de mate waarin de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. Leverancier doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens de Professional(s), afstand jegens HeadFirst en/of CAK van alle eventueel aan deze personen toekomende persoonlijkheidsrechten, in de mate waarin de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

7.6 Onverminderd het bepaalde in artikel 10.3 van de Mantelovereenkomst kan HeadFirst, indien derden CAK en/of HeadFirst ter zake van schending van IE-rechten aansprakelijk stellen, de Opdrachtovereenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk ontbinden, onverminderd zijn verdere rechten jegens Leverancier, waaronder maar niet beperkt tot enig recht op schadevergoeding. Van zijn recht tot ontbinding van de Opdrachtovereenkomst maakt HeadFirst geen gebruik dan na voorafgaand overleg met Leverancier.

1. Aansprakelijkheid

8.1 In afwijking van artikel 13.1 van de Mantelovereenkomst is de aansprakelijkheid van de Leverancier beperkt tot:

• voor een Opdrachtovereenkomst waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-: € 150.000,- per gebeurtenis en € 300.000,- per jaar;
• voor een Opdrachtovereenkomst waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-: € 300.000,- per gebeurtenis en € 500.000,- per jaar;
• voor een Opdrachtovereenkomst waarvan de totale waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-: € 500.000,- per gebeurtenis en € 1.000.000,- per jaar;
• voor een Opdrachtovereenkomst waarvan de totale waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-: € 1.500.000,- per gebeurtenis en € 3.000.000,- per jaar;
• voor een Opdrachtovereenkomst waarvan de totale waarde meer is dan € 500.000,-: € 3.000.000,- per gebeurtenis en € 5.000.000,- per jaar.

Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

8.2 In aanvulling op artikel 13.2 van de Mantelovereenkomst is tevens niet van toepassing: (iv) in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel.

8.3 Voor het overige blijft artikel 13 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

1. Verzekering

9.1 In afwijking van artikel 15.1 van de Mantelovereenkomst geldt het navolgende: Leverancier heeft zich op een naar verkeersnormen passende en gebruikelijke wijze verzekerd en houdt zich zodanig verzekerd voor de navolgende risico's:

• beroepsaansprakelijkheid (risico's die voortvloeien uit beroepsfouten);
• bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van CAK);
• verlies van en schade aan bedrijfsinventaris (waaronder door brand en diefstal), inclusief de zaken die eigendom zijn van CAK.

9.2 Leverancier legt op verzoek van HeadFirst onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polissen en de bewijzen van premiebetaling ter zake van de in het eerste lid bedoelde verzekeringen dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekeringen en het betaald zijn van de premie over.

1. Overmacht

10.1 Indien één van de Partijen ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de Opdrachtdocumentatie niet kan nakomen, heeft de andere Partij het recht de Opdrachtovereenkomst door middel van een aangetekend schrijven met inachtneming van een redelijke termijn buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat, maar niet eerder dan na het verstrijken van een termijn van 15 werkdagen gerekend vanaf de datum waarop de omstandigheid die de overmacht oplevert ontstond.

10.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen, liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier of tekortschieten van door hem ingeschakelde derden.

1. Geheimhouding

11.1 Indien Leverancier en/of Professional het bepaalde in artikel 19 van de Mantelovereenkomst overtreedt, verbeurt Leverancier een zonder rechterlijke tussenkomst onmiddellijk opeisbare boete van EUR 10.000,- per gebeurtenis. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van Leverancier om de schade die het gevolg is van de schending te vergoeden onverlet.

11.2 Voor het overige blijft artikel 19 van de Mantelovereenkomst onverkort van toepassing.

1. Integriteit

12.1 Ter voorkoming van de (schijn van) belangenverstrengeling en in dit kader de integriteit, betrouwbaarheid en de reputatie van Leverancier, de Professional, HeadFirst en/of CAK, is het de Professional niet toegestaan om bij de uitvoering van de Opdrachtovereenkomst nieuwe in te huren kandidaat/kandidaten te selecteren ten behoeve van CAK. Wel kan door de Professional, nadat de selectie door interne medewerkers van CAK heeft plaatsgevonden, worden aangegeven of de betreffende kandidaat wel of niet kan worden ingehuurd, mits de Professional en de kandidaat niet tot een (in)directe economische, financiële en/of persoonlijke relatie tot elkaar staan.

12.2 Naast het hierboven bepaalde in lid 1 van dit artikel geldt dat de gewerkte uren (tijdwerkregistratie) van Professional als gevolg van werkzaamheden ten behoeve van CAK niet mogen worden goedgekeurd door een andere professional (en andersom ook niet), als deze in een relatie tot elkaar staan zoals hierboven beschreven.

1. Overname en verbod op concurrentiebeding

13.1 Zodra de Professional in totaal meer dan 1850 uur voor CAK heeft gewerkt, heeft CAK het recht de Professional kosteloos en zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leverancier in dienst te nemen, met inachtneming van de geldende looptijd van de Opdrachtovereenkomst, in welk geval de Leverancier (i) daaraan terstond volledige medewerking zal verlenen en (ii) de Professional volledig zal vrijstellen van iedere verplichting onder een eventueel tussen de Leverancier en de Professional bedongen non-concurrentie- en/of relatiebeding en daaraan verbonden boetebeding dan wel andersluidende sanctie.

13.2 Indien de situatie zoals beschreven in artikel 12.1 van deze OSV van toepassing is, waarbij echter de lopende Opdrachtovereenkomst waaronder Professional is ingezet wordt ontbonden gedurende de initiële of de verlengde inhuurperiode, met inachtneming van de geldende opzegtermijn, dan overlegt HeadFirst en/of CAK met Leverancier en houdt rekening met diens zwaarwegende belangen, alsmede de zwaarwegende belangen van CAK om de Opdrachtovereenkomst tussentijds te beëindigen.

13.3 Bij beoogde indiensttreding van een ingezette Professional en bij het aanbieden van een Professional voor detavast-constructies geeft Leverancier aan HeadFirst inzicht in het relevante arbeidsverleden van de betreffende Professional, alsmede de consequenties hiervan voor CAK in het kader van opvolgend werkgeverschap. Leverancier stelt zich hierin proactief en behulpzaam op. Indien de Professional is ingezet op een opdracht na indiensttreding of detavast-constructie, kan hieraan niet het recht noch de plicht ontleend worden dat na beëindiging van deze opdracht per definitie een arbeidsovereenkomst bij CAK zal krijgen. Uit een verambtelijkingsaanvraag of detavast-constructie kan alleen opgemaakt worden dat CAK ten tijde van deze opdrachtverstrekking de intentie heeft en mogelijkheid ziet om bij wederzijds welbevinden met de Professional na beëindiging van deze opdracht een arbeidsovereenkomst te sluiten.

13.4 Het is Leverancier niet toegestaan om zonder overleg met HeadFirst en CAK medewerkers over te nemen van CAK.

1. Melding in publicaties of reclame-uitingen

14.1 In aanvulling op artikel 21 van de Mantelovereenkomst geldt dat Leverancier de naam van CAK ook niet als referentie mag gebruiken, tenzij hiervoor schriftelijke toestemming is gekregen van CAK. Leverancier staat ervoor in en draagt ervoor zorg dat Professional zich eveneens aan dit verbod zal houden.

1. Arbeidsvoorwaarden

15.1 Leverancier houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de cao die eventueel op Leverancier en Professional van toepassing is.

15.2 Leverancier legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast. De Leverancier verschaft desgevraagd en onverwijld aan HeadFirst en/of CAK toegang tot de arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits en loonvalidatie. Het moment waarop de betreffende controle, audit of loonvalidatie zal plaatsvinden, wordt in onderling overleg tussen Partijen bepaald.

1. Meer- en minderwerk

16.1 Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van CAK of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die de Professional op grond van de Opdrachtovereenkomst moet verrichten aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden of gewijzigde inzichten die Leverancier en/of de Professional bij het sluiten van de Opdrachtovereenkomst had behoren te voorzien.

16.2 Leverancier voert een opdracht tot meerwerk te allen tijde uit, tot een maximum van 10% van de oorspronkelijke opdracht. Een dergelijke opdracht tot meerwerk wordt uitgevoerd onder de voorwaarden van de Opdrachtdocumentatie.

16.3 Indien door gewijzigde inzichten van CAK of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die de Professional op grond van de Opdrachtovereenkomst moet verrichten aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een vaste prijs is overeengekomen, bepalen CAK en/of HeadFirst en Leverancier in onderling overleg het bedrag van het minderwerk dat met de te bepalen prijs wordt verrekend.