Identiteitscheck, BSN en WAADI-registratie

Voor wie is dit artikel?

Voor leveranciers en zelfstandig professionals die via Vertage worden ingezet. Twee onderwerpen komen samen: weten wie er werkt (identiteitscheck en BSN) en weten of een leverancier arbeidskrachten mag uitlenen (WAADI).

1. Identiteitscheck en BSN

Waarom vragen wij je BSN? Sommige leveranciers en professionals weigeren hun BSN te delen, omdat zij denken dat dit in strijd is met de AVG. Dat is een misverstand. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN gebruiken als dat in een wet staat. Voor inlening en doorlening is dit geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.

Waarom doen wij dit?

• Om inleners- en ketenaansprakelijkheid te beperken moeten wij bij de Belastingdienst de identiteit van ingeleende professionals kunnen aantonen.
• Voor professionals van buiten de EU/EER zijn wij wettelijk verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in het dossier te bewaren en een kopie van het identiteitsbewijs en de verblijfstitel aan de opdrachtgever te verstrekken.

Hoe controleren wij je identiteit? We controleren het originele identiteitsbewijs, zonder het te kopiëren of in te scannen, via VictoriaID, CheckedID of in persoon.

Welke gegevens leggen wij vast?

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• nationaliteit;
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
• bij een nationaliteit van buiten de EU/EER: een kopie van het ID-bewijs en van de verblijfstitel.

Wat als dit niet goed is vastgelegd? Zonder goede administratie past de Belastingdienst het anoniementarief toe: het hoogste tarief voor loonheffingen, momenteel 52%, zonder heffingskortingen. Dit is geen straf, maar een maatregel voor als de identiteit van een werknemer niet aantoonbaar is.

Meerdere werkgevers. Onder de Wet arbeid vreemdelingen geldt een ruimer begrip van “werkgever” dan in het civiele recht. Ook wie personeel inhuurt, wordt als werkgever gezien. Een ingehuurde buitenlandse werknemer kan dus meer dan één werkgever hebben, en verantwoordelijkheden liggen niet automatisch bij één partij in de keten.

2. WAADI: wanneer is registratie verplicht?

De Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) regelt het inhuren, inlenen en bemiddelen van personeel. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht. De wet beschermt werknemers tegen uitbuiting en gaat over het Ter Beschikking stellen van Arbeidskrachten (TBA):

het tegen vergoeding ter beschikking stellen van arbeidskrachten aan een ander, om onder diens toezicht of leiding arbeid te verrichten, anders dan krachtens een met die ander gesloten arbeidsovereenkomst.

Wanneer is er sprake van TBA? Alleen als alle onderstaande elementen aanwezig zijn en geen uitzondering van toepassing is:

• er is een arbeidskracht;
• dit gebeurt tegen vergoeding;
• aan een ander;
• onder diens toezicht en leiding;
• anders dan krachtens een arbeidsovereenkomst;
• er wordt arbeid verricht.

Drie uitzonderingen. De WAADI is niet van toepassing bij:

1. het ter beschikking stellen van arbeidskrachten ten behoeve van een geleverde zaak of een tot stand gebracht werk (bijvoorbeeld een monteur die een zelf gebouwde machine komt installeren);
2. hulpbetoon zonder winstoogmerk, waarbij de arbeidskrachten bij de uitlener zelf in dienst zijn voor werk in diens eigen onderneming (collegiale uitlening);
3. het ter beschikking stellen van arbeidskrachten binnen dezelfde onderneming of hetzelfde concern (intra-concernuitlening).

Zelfstandigen, vennoten en maten.

• Werk je als zzp’er, vennoot of maat zelf bij een ander? Dan zijn de uitlener en de arbeidskracht dezelfde persoon. Dit valt niet onder de WAADI en je hoeft je niet te registreren.
• Treedt een derde partij tegen vergoeding als uitlener op? Dan is er wél sprake van TBA en geldt de registratieplicht.
• Ben je DGA van een BV? Dan is de BV de uitlener en jij de arbeidskracht. Dit valt in principe onder de WAADI, maar voor DGA’s geldt een specifieke uitzondering in de Beleidsregels boeteoplegging WAADI 2014.

Registratie. Is de WAADI van toepassing? Dan registreer je de activiteit in het handelsregister van de KvK. Dit geldt voor iedereen die arbeidskrachten tegen vergoeding ter beschikking stelt, niet alleen voor uitzendbureaus.

• Bedrijfsmatig (TBA als hoofdactiviteit): je KvK-inschrijving heeft een van deze SBI-codes: 78201 Uitzendbureaus, 78202 Uitleenbureaus, 78203 Banenpools of 7830 Payrolling.
• Niet-bedrijfsmatig of incidenteel (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk bouwvakkers uitleent): een melding bij de KvK volstaat, waarna de Waadi-indicator wordt geactiveerd.

Wat vragen wij van je? Als leverancier lever je een screenshot van je WAADI-registratie aan. Je kunt dit zelf controleren met de gratis Waadi-check op de website van de KvK, waar je je KvK-nummer invoert. Doe dit altijd voordat je met een opdrachtgever in zee gaat.

Boetes. De Nederlandse Arbeidsinspectie hanteert een boetestaffel van €8.000 (minder dan tien ter beschikking gestelde arbeidskrachten) tot €32.000 (dertig of meer). Die staffel geldt voor zowel de uitlener als de inlener. Bij een tweede overtreding verdubbelen de bedragen en bij een derde worden ze verdrievoudigd.

Een blik vooruit

Met de invoering van de Wtta (naar verwachting per 1 januari 2027) verandert de inlenersaansprakelijkheid. Er komt een wettelijk vermoeden dat de aansprakelijkheidsschuld standaard 35% van het gefactureerde bedrag is. Lees meer over de G-rekening in G-rekening: wat is het en waarom is deze verplicht? en over de Wtta in De WTTA: waarom een SNA-certificering slim is voor jou als leverancier.

Meer informatie

Dit artikel is geen juridisch advies. Voor de volledige regelgeving: de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN, de WAADI en de Waadi-check op de website van de KvK. Zie ook Buitenlandse leveranciers. Heb je vragen over je situatie? Neem contact op met je contactpersoon bij Vertage.